取引相手が多いので書類作成と送付、回収だけでも一仕事
税理士法人事務所の仕事は、とても取引先が多いという特徴を持っています。
大きな事務所ともなると、常に数千もの企業や事業者と契約を結んでいる状況で、定期的に契約の変更などがありますので、契約書に関する作業が膨大なものとなります。
一度に数十時には数百社との契約締結ということもありますので、短時間でこうした作業をするのは困難を極めます。
契約書を作成するにあたっては、ワードなどで文書を作り印刷したのち、取締役の署名、押印が必要となります。
その後、封筒に案内書などと一緒にして送付し、相手が署名したものをまた受け取って確認し、保管するという作業が必要となります。
こうした作業はすべて手作業となりますし、押印をすべき取締役が忙しかったり外出していたりして、すぐに契約書を完成させられないということも多々あります。
クラウド上での契約書管理システムにしてから作業が一変した
そこで、大手税理士法人事務所では、クラウドシステムを用いた契約書管理システムを導入しました。
それによって、上記のような手作業がほとんどなくなって、作業のスピードがけた違いに変わったという結果を生み出しています。
署名、押印作業もデジタル化で簡単になっていますし、取締役が外出中でもインターネットに接続することで、どこでも承認ができるようになっていますので、待機をすることもほぼなくなっています。
顧客もデータとして契約書をダウンロードして、すぐにチェックしデジタル署名などをして済ませられますので、確認作業がスムーズになるというメリットを受けています。
クラウド上にデータがありますので、瞬時に契約書の送付や確認ができて、タイムロスがないというのは双方にとってありがたいことです。
また、完成した契約書の回収も、オンラインでデータを見るだけで済みますので、手間がほぼかかりません。
トラブルを避けるためにも役立っているシステム
オンラインでの契約書管理システムを導入することによって、作業の効率化以外のメリットも生まれています。
紙ベースの契約書だと、送付や受け取りの際に何らかの手違いが生じて、送った送らないというトラブルが生じてしまうこともあります。
また、担当者のミスで必要な日時までに届かないということもあります。
しかし、オンラインでのやり取りにすることによって、開封確認や送付日時の確認などが確実にできるようになりますので、こうした行き違いによるトラブルが生じなくなるという大きな利点があります。
ちょっとしたトラブルでも、顧客との関係が悪くなるきっかけになることがありますので、こうした改善はとても企業にとってありがたいものです。
ビジネスパーソンなら必ず知っておきたい契約書の知識、管理方法などお伝えします。
セキュリティ対策を正しく行い契約書を管理しましょう。
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