効率アップ
実際に業務内容を紙面ベースではなく電子化した企業において、その声として最も大きいのが「業務効率化に大変役だった」というものです。
たとえば、多種少量生産な製品を取り扱う工場。
過去にどのような仕様で製品を製造したかということはかなり重要な情報になります。
古くから業務を行っている企業においては、そのような仕様書の数は膨大になっており、急な注文が来た場合にどのように対応していくべきか素早く知るためには書類の管理は重要です。
他にも営業担当者においても、過去に同様の製品をどこにいくらくらいで販売したかという情報を共有できることが重要となります。
取引先によってかなり金額を変更して販売しているようなことも多くあります。
以前の取引と比較して、金額が急激に高くなったり安くなったりということがあると、相手方からの信用を損ねてしまうことにもなります。
現在は発注してから見積もりを出すまでの速さが求められている傾向にあります。過去のデータ検索に手間取っているようでは企業間の競争で大きな遅れをとってしまうことにもなります。
ペーパーレス化をすることのメリットは様々あります。
実務面でいけばこの業務の効率化によるスピードアップが最も大きな効果をもたらすものであるようです。
紙面でしか残っていないものを検索するのとデータとなっているものとでは、検索にかかるスピードが別次元ほどにも違います。
コレまで半日かけていた仕事を一瞬で終わらせることができるとなれば、これは仕事にかかる時間を減らすための大きな効果となります。
ペーパーレス化
また完全にペーパーレス化までいかなくても、現場においては従来どおりの紙面による工程管理をしつつ、保存や保管は電子化によるというやり方もあります。
パソコンなれしていない人などは、いきなりパソコン上だけの書面管理となると、むしろ実態が把握できずに業務をうまく進めることができないということもあるようです。
電子化はあくまでもスピードアップや効率化を目指すためのもの。
そこで、何らかの後退があるようなら意味のあることとは言えません。
ペーパーレス化に頼るのではなく、その企業内部で最もよい業務形態は何かということを考えましょう。
その上で、最もよい方法を考えてそれぞれのよいところをうまく組み合わせた導入方法ができるようにしていくのがベストと言えます。