契約期限の管理
今企業全体が大きな課題として取り組んでいく事として、
業務に関する流れをできるだけスムーズにし、迅速かつ確実に同じ業務を行うことができるようにするということです。
業務に関する一連の流れのことをワークフローといいます。
このワークフローの確立のためには書類の流れを管理できるようにすることが第一条件になります。
企業間取引においては、契約に関して最も重要になってくるのが、その仕事をきちんと期限内に納品できるかどうかということです。
契約期限が把握できないということは、いつ契約し、いつまでの契約なのかを調べ直さないと分からないことなのです。
必然的にその一連の業務を行う計画によどみが生じてきてしまいます。
特に製品の製造に関しては、一部門だけではなく複数の部署による連携が必要となってきます。
関係している部署において進捗管理をきちんとしておかなければなります。工程の把握をしていかなくては最終期限までのスケジューリングをすることができません。
ワークフローシステムの確立は、管理部門が担当する内部統制と密接な関係を持っています。
業務改善計画をすすめるために、まず行うべきことはなんでしょう。
それまで行われてきたような書類の授受の方法を見直します。
どのような手段で、関係部門の担当者が情報を共有できるようにするかということです。
期限の設定
契約期限から逆算してそれぞれの部門に締め切りとなる期日を設定します。そこから末端の従業員に作業を割り振るという方法をとっていきます。
業務が一度に複数行われるという場合には、それぞれ工程の進度に違いが生じてくるので、それらを一元的に扱うことで優先順位が決定します。
書面による管理の場合には掲示板などに張り出しをして何がどのように進んでいるかといった方法が旧来の管理方法としてとられていました。しかし、途中で工程に戻りが生じてしまったような場合になると、全ての業務で内容を把握することが難しくなってきます。
そこで最近では紙面での管理をするのではなく、パソコンの画面上で契約内容などを管理責任者が見られるようにするシステムが導入されてきています。
契約期限が迫っている仕事についても、画面上での管理方法なら何が一番早く期日が到来するかを視覚的に確認できるため便利です。
契約書はただの紙面ではありますが、そこから生じる業務についてはそれぞれ内容に従った工程管理をしなくてはいけません。
その企業にあった業務のワークフロー管理をそれぞれとれるようにしていくことが重要です。