電子化
文書の電子化は、現在企業や団体が取り組んでいる作業です。
業務に携わることについての電子文書化（ペーパーレス化）は政府主導で行われていることも影響しています。
参考サイト：総務省行政事務のペーパーレス化（電子化）実施計画
総務省では平成13年前半～平成14年度までを推進期間として、総務省で取り扱われる事務処理が必要な書類を電子的なものに置き換える作業がおこなわれました。
このときに通達されたのは、「行政コスト削減に関する取組方針」（平成11年4月27日閣議決定）されています。
ここで業務をペーパーレス化することによるさまざまなメリットが記載されました。
すでに企業の多くでは2000年代前後から業務にパソコンやインターネットを積極利用するようになってきています。内容の伝達についても書面ではなくメールや添付の文書によって取り交わされるようになってきていました。
以前は、基本的に納税や各種申請が必要な書類については必ず紙面として提出をしなくてはならないことと定められていました。企業にとっては一度パソコンで作成したものを別に出力してファイリングしなくてはならないという雑務がありました。
電子化を推進するメリットは、まず何をおいても、紙に出力する必要がなくなることによる、用紙購入コストやプリンタの保守作業がいらなくなるということです。
それだけでは微々たるもののようにも思えるかもしれません。
年間で企業が使用する用紙のコストやプリンタの代金を知ればかなり驚くような数字になってくるのでバカにすることはできないのです。
他にも日々の業務で作成される契約書を効率よく管理、検索、保管できることもメリットです。
さらに場所もとらず、劣化や紛失の恐れがないと、紙面での保管と比較すると数えきれないほどの利点にあふれています。
電子化するために
そこで気になるのが実際の電子化の方法についてです。
これは現在やこれから作成される書類についてはそのままパソコン上のフォーマットを使用すればよいのですが、過去の分については地道な変換作業が必要となってきます。
早くから変換作業に取り組んでいきた企業などは問題なく移項が出来ているようです。
しかし、対応が遅れた企業においてはスキャナやカメラなどにより膨大な資料を少しずつ変換していくということが行われています。
これは現在の過渡的な状況が過ぎるまでのことであります。
いずれはより多くの企業がさらに広い範囲で電子化された文書による業務を共通的に行なってゆくことになるのではないかとされています。