コンピュータ・周辺機器販売会社の導入事例

保守管理契約の期間チェックなどに問題があった紙ベースの書類

コンピューター・周辺機器関連販売会社は、当然業務で使う管理プログラムの質や動向について非常に詳しいという強みを持っています。
ソフト開発を行う企業であれば、一般製品を使う必要もなく、自分のところで好きに開発できるという特徴もあります。
それでも、自分のところで開発するよりも、オンライン型の契約書管理システムを利用するという会社がいくつもあります。

その理由としては、まずスピーディーに電子化が進められるということです。
効率が良く出来の良いシステムを開発するには時間がかかりますし、実際に導入してからも問題点が出てくるなどして、安心して使えるようになるためには一定の時間がかかります。
しかし、すでに大きな実績を収めていて完成された契約書管理システムがあるのであれば、それを購入して使った方がはるかに効率が良くなるのです。

システム開発、管理会社では、保守管理契約をたくさんの企業と結んでいますが、契約が切れてしまってから後で気づくと、その期限までさかのぼって再契約をするなど、複雑で面倒な作業が生まれてきてしまいます。
紙ベースの書類だと、どうしても契約期間のチェックに見落としが出てしまうリスクがありますので、電子化を急ピッチで進めることは重要だったため、すぐに導入できる既存のシステムを入れたのです。

細かく通知を設定できる機能がとても助かっている

契約書管理システムを導入して効率化が図れた大きな面は、前述の保守管理契約などの期間チェックです。
契約書管理システムでは、あらかじめ期限が切れる何週間前など、通知を設定しておくことができますので、確実に契約更新ができるという強みがあります。
また、いちいち人の手と目で契約書をチェックしたり、リストを作成したりする必要がないため、人員工数を大幅に減らせますしミスもなくなるというメリットも生まれています。

この契約書管理システムでは、既存のデータからのインポートをCSV形式で行えるようになっているため、新規導入の際にも大きな手間がかからず、すぐに新しいシステムに移行できたというのも大きなポイントでした。
新しいシステムを導入する際には、旧システムからの移行や慣れるまでの期間が大変ですが、このシステムではかなり楽に移行できたというのは特徴となっています。

コストパフォーマンスが実に優れている

自前でシステム開発ができるコンピューター関連会社でさえ、自前開発の手間とコスト、時間を考えた時、既存の契約書管理システムを導入した方が良いという結論を出すことができました。
それだけ、コストパフォーマンスに優れていて、機能的に満足のいくものであったというのが注目できる点です。