ソーシャルメディア企業の導入事例

面倒な管理作業に手を焼いていた

ソーシャルメディア企業では、扱う顧客や取引先の数がかなり多くなりますので、そのデータの管理や検索システムというのは、業務の効率性に大きな影響を与えます。
あるソーシャルメディア企業では、常に数万件の契約データを管理する必要があります。

そのための管理システムは市販のプログラムをカスタマイズして使うという方法を採っていました。
しかし、扱うデータの件数があまりにも多かったため、データの破損が生じてしまうケースが多いという問題を抱えていました。
また、一つ一つのデータ入力や変更というのが膨大な仕事量となり、効率性をかなり圧迫するものとなっていました。

さらに、管理プログラムと検索プログラムを別々のものとしていたため、別の問題も生じていました。
二つのプログラムの間に互換性がなかったために、使いたいデータを毎回手作業でコピペしていかなければならなかったのです。

契約書管理システムの導入で仕事の手間が大きく省けるようになった

こうした問題を解決するために、契約書管理システムを導入しましたが、その後すぐにメリットを感じることができるようになりました。
まず、契約期間が迫っているものなどの管理がとても楽になり、今まで手作業で契約データを検索しコピペし、関係する部署にメールするという作業をしていましたが、それが不要になったのです。
新しいシステムではこうした機能が統合管理されていますので、特に人間が関わることなくて済み、自動的に必要なデータが抽出され、関係する部署にメールが自動送信されるようになりました。

これにより、作業の手間が大きく省かれたのと同時に、チェックミスによるデータ漏れが無くなったというのは大きな利点です。
また、連携がスムーズになり全体の作業がより速くなったというのもメリットです。

一年もしないうちにコストを回収できる試算

このソーシャルメディア企業では、契約書管理システムを導入することによって、毎月合計で1人分の工数を削減できるようになりました。
データを管理する部署や、そのデータを受け取って次の作業を進める部署で、業務が効率化されましたので、一つの部署だけでなく総合的な効率アップとなったからです。

この工数削減をコストという面で見ると、契約書管理システムを導入したことによって発生したコストを、9か月程度で回収できることになります。
それぞれの人員の負担軽減や作業が正確にできるようになったというメリットも合わせると、かなりの効果ということができ、導入をして正解だったという結論に達することができます。
機能性だけでなく、画面の見やすさや操作の簡単さなども成し遂げていますので、教育が簡単になるという点も評価できます。