紙ベースでのやり取りが非常に非効率だという印象を持っていた
どの仕事でも紙の書類を使った業務というのはなくならないものですが、特に不動産会社はその傾向が顕著です。
契約事項や説明事項、見積もりなどをすべて書類にしなくてはいけないので、扱う書類の数は相当なものです。
たとえばある不動産会社では、リフォームなどを扱う内装会社や工務店とは、見積もりや契約書、詳細図のやり取りを書類ベースで行っていました。
まずパソコンで作成した文書を印刷し、それをFAXもしくはスキャンしてメールで送信し、その紙の書類をファイルに保管するという方法を採っていました。
いちいち印刷して、それをデータにして送信し、その後紙の形で保管するという作業には二度手間な部分が多かったので、非常に非効率な作業という印象がありました。
電子化することによって大きな効率化が図られた
そこで、クラウド上に書類データを送信し、そこから内装会社などの協力会社がデータをダウンロードして作業を進めていくというシステムに変更しました。
クラウドによる契約書管理システムはとても効率的で、特に紙ベースの書類の量を相当量削減できたというメリットを生み出しています。
単純に紙ファイルの保管量を減らすことができというだけでも、管理の手間とスペースの削減につながっています。
それに加えて、書類を印刷してFAXもしくはスキャンするという手間がまったく掛からなくなりましたので、作業が相当量減ったと言えるでしょう。
当然作業量と共にコストが削減され、大きなメリットを生み出しています。
もう一つのメリットとして大きなものは、検索が非常に楽になったということです。
今までは紙ベースの書類でしたので、参照したい契約書などが出てきた時は、ファイルを開いてどこにあるかをいちいち見ないといけない状態でした。
しかし、今ではすべてが電子化されていますので、調べたい名前やナンバーなどを入力すれば瞬時に検索できるようになっています。
クラウドによる契約書管理システムならではの機能も魅力
この不動産会社では、クラウドタイプの契約書管理システムを導入していますが、それによる独自のメリットも生まれています。
たとえば、このシステムでは協力会社がそのデータをダウンロードしたかの確認ができるようになっています。
そのため、送ったFAXがきちんと届いているか、それをチェックしたかなどの手間がかからなくなったのです。
確認作業が不要になった上、確実に相手が閲覧したという確認ができるため、責任の所在が明確になるという利点もあるのです。
こうした新しい機能によって、より確実な業務ができるようになったのは大きなポイントと言えるでしょう。
ビジネスパーソンなら必ず知っておきたい契約書の知識、管理方法などお伝えします。
セキュリティ対策を正しく行い契約書を管理しましょう。
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