食品飲料会社の導入事例

Excelでの契約書管理をしていたが連携が取りづらいという問題があった

食品飲料会社でも、取引先とのたくさんの契約書が必要となります。
シーズンごとに契約が変わることもありますので、細かく契約書を作成する必要があり、その度手作業で契約書などの文書を管理していくのは簡単ではありません。

ある食品飲料会社では、Excelを使っての文書管理を行っていて、かなり細かくそして正確に管理をすることができていました。
きちんとした仕事をしていたので、大きなトラブルもなくスムーズに作業をすることができていたのですが、文書の共有や連携がしづらいという問題を抱えていました。
法務部などの契約情報を管理する部門では情報をチェックできますが、営業部などが情報を必要としても、すぐにはその文書を共有できなかったのです。

さらには、契約書の検索という面では、思ったように探している文書が出てこないため、時間をロスしてしまうということもしょっちゅう生じていました。
当然、すべてのデータは手作業での入力、変更となりますので、人為的なミスが生じてしまう可能性もあったと言えます。

見やすい画面で効率化をスムーズに進めることができた

こうした問題点を改善するために、契約書管理システムを導入することにしました。
いろいろなプログラムが存在していますが、やはり今までこの食品飲料会社ではExcelを使って管理をしていたということで、画面構成がExcelと似ているプログラムを採用しました。
また、オンラインでの作業が楽にできるようなシステムとなっているため、より連携が簡単にできるようになるというのも大きなポイントでした。

WEB上で動く契約書管理システムの導入によって、顧客に特別なソフトなどをインストールしてもらう必要もなく、すぐに使っていただけるというのもこのタイプのメリットです。
システムを導入してすぐに顧客の方々に受け入れてもらえることができましたし、操作方法についての質問やクレームが来ることもなく、スムーズに導入できたというのは大きな評価ポイントと言えるでしょう。

どの部門にもメリットのある改善

契約書のためのシステムということで、当然最も恩恵を受けているのは法務部ですが、他の部門にもメリットが及んでいます。
営業部などはすぐに契約情報を共有できるようになっていますので、取引先情報をチェックしたい時にすぐにできます。
また、取引先との交渉中に、今までの契約内容を見て話し合いたいという時も、すぐに端末から見られるというのも便利な点です。

クラウド上にデータがあるため、一つの部門だけでなく、すべての部門でのメリットが生まれるようになったというのは大きなメリットです。
社内全体の作業効率が上がったということで、コストに見合うだけの改善を行うことができたという評価を受けています。