雇用契約と就業規則

大きなトラブルを防ぐことができる

契約書にはさまざまな種類がありますが、私達がどこかの企業に勤務をしたりするときには必ず「雇用契約」を交わします。
企業にとってこれから雇い入れる人に対して、条件や環境などについて明確に示しておくことは後に大きなトラブルに発展することを防ぐことができる重要な方法になります。
雇われる側にとっても、休日の取り方や終業時間、産休・育休などそこで働くときのさまざまな項目を提示してもらい、その条件なら働いてもよいという納得をしてそこでの仕事を開始することになります。
雇用が開始するときには雇用に関する契約書へのサインを求められることになるはずですが、案外就業規則についてはしっかりと内容を読み込んでいる人はいないものです。
就業規則は雇用される人の人数が常時10人以上の企業なら必ず作成をしなくてはいけないものと定められています。
もし会社側から入社時に提示をされなかった場合には、どのようにして閲覧ができるかという説明を求めた方がよいでしょう。

優先されることが基本原則

就業規則を文章として残す意味は、その会社において従業員が守るべきルールを明確にするということです。
ルールの中には昇進のための条件や、解雇事由についても含まれるため特にトラブルになりがちな項目について紛争を避けるための安全弁の役割をします。
就業規則に定めてあることは基本的に順守されることになるので、雇用主と従業員お互いにとってメリット・デメリットになる部分がその内容に従って会社運営がされていくことになります。
ですが就業規則に定めてあるからといって、どんなことでもその内容に従わなければいけないということにはなりません。
契約書はどのような場合でも優先されることが基本原則となっていますが、雇用契約においては必ずしもそういうわけではありません。

具体的には、就業規則がもし労働基準法に違反しているような場合には、労働基準監督署によってその違反部分を修正されることになります。
そのため企業が就業規則を定める場合には、労務士などに相談の上適法なものを定めて行かなければいけません。
なお反対に就業規則が労働基準法に比べてかなり緩い基準で作られていたとしてもそれが咎められるということはありません。
企業での管理部門担当者は、就業規則をいつでも参照できるように保管をしておくとともにもし労働基準法などが改正されたときにはその内容を合わせて変更できるようにしておくことが必要になります。

契約書の保管について

取り出せるように整理整頓

契約書は企業間や個人対企業の取引内容を書面として残す、大変に重要なビジネス文書です。
契約書となる文書は法律的に大きな規制を受けるものではないので、その取引に関しては契約書面に定められる条件が何よりも優先されることになります。

裏を返せばもしその契約書をなくしてしまったら、そこにどんな条件での取り決めがあったとしても全くその効力がなくなってしまうということになります。
ですので作成した契約書は細心の注意を払い、企業内できちんと保管をしておくとともに、必要なときにはすぐに取り出せるように整理整頓をしておくことが求められます。

ところで、そんな大切な契約書ですがもしその取引が終わったらどうすればよいのでしょうか。
継続的な取引であればそれが続く以上はずっと保管をしておかなくてはなりませんが、一回きりの売買契約などでは品物の受け渡しが順調に済んでしまったらそこでその契約書に書かれた内容については保管をしておく必要がなくなります。
しかしかと言って終わった途端に破棄をしてしまってもよいというわけではありません。

重い罰則を受けてしまうことも…

契約書はのちに税務署監査が入ることもあるため、最低5年間は保管期間とすることが定められています。
もし税務署から企業監査を受けた時に過去5年分の契約書が残っていないと、証拠を隠蔽したとしてより重い罰則を受けてしまうこともあります。
そうなると5年経ったらすぐに破棄してもよいのかということにもなりますが、それ以上の期間については企業の担当者の判断によることになるでしょう。

実務面で見てみると、できれば契約書はよほど業務内容が変化したということでもない限りできれば半永久的に取っておく方がよいようです。
というのは過去に一度取引したきりの企業や個人の方が再度取引を申し出るということもありますし、そのときに過去の内容が参照できないとお互いの認識にすれ違いが起こってしまうこともあるからです。

またその企業がのちに上場を目指すことになったときには、過去の取引実績などをかなり細かく調べられることもあります。
長年に渡って健全な取引をしてきたという実績は直近の財務内容以上に大きな信用度を与えるものなので、できれば長く保管をできるような体制をとっておきたいところです。

紙面での保管の場合、紙の劣化により数年で読めなくなってしまうようなこともあります。
5年経過後にはデジタルデータ化してしまうなど、長期的に保管可能なしくみも用意しておきましょう。

契約書に盛り込む内容

自由契約の原則にもとづき

契約書とは、単に定型的に交わす書類ではありません。
その取引に関わる重要な項目について、あとで言った言わないといったようなことにならないために、厳密に起こるべき事態を想定して記録し証文をとっておくという意味で大変に重要なものです。
日本は信頼の文化があるため、「こんなことを言ったら失礼なんじゃないだろうか」といった配慮で細かいところは決めずにいるということを美徳のようにしていることもありますが、ことビジネスにおいてはそうした態度は褒められるものではありません。
契約書をきちんと定めておくということは、取引をする相手方にとってもプラスになることであるということを忘れず、お互いの条件をしっかり定めていくようにしましょう。

契約書には本来的には法的な拘束条件があるわけではなく、自由契約の原則にもとづき自由に書式や記載内容を変えることができます。
ですが、自由といっても毎回毎回その相手によって内容を一から定めていくというのは大変に手間のかかる作業です。
ですので、ほとんどの企業では先に契約書に織り込むべき基本的規定項目を定めてテンプレート化しておき、新しい取引先ができたときにはそのシートに従ってお互いの条件を詰めていくようになっています。

基本的規定項目を定めておく

契約書における基本的な項目としては以下のようなことがあります。

①何をするための契約書であるかという「目的」
②契約が成立したときに何をどういうふうにするかという「条件」
③売買契約など対価支払のときの「瑕疵担保責任」
④契約終了前に当事者双方に責任がない事故などが起きた場合の「危険負担」
⑤契約をなかったことにする場合の「解除条件」
⑥当事者いずれかが債務不履行になったときの「損害賠償」
⑦債務者が債務不履行になった場合の「保証人」
⑧その契約における特別な項目として定める「定型条項」

などです。
これらはどれも非常に重要な項目なので、漏れがないようにしっかりと定めておくようにします。
新人社員などでよく間違えてしまうのが、最初の「目的」を曖昧な表現にしてしまうということです。
「目的」とは「事業を発展させるため」や「A社およびB社の利益を生み出すため」といったような漠然とした目標的なものではなく、「土地AをB社からC社に売却する」といった具体的に何と誰と誰がどうするかといった他に解釈のしようもないように記載するものです。
多くの企業は過去から使われてきた見本があるはずなので、それらをよく読み間違いのないように作成していきましょう。

電子署名の基礎知識

Webサイトにおける証明書

ネットを閲覧していると時々
「信頼された証明機関がこの証明書を確認できません」といったメッセージが
出現するサイトを見かけたりします。

ネット上でこのようなメッセージが出るという場合は、
そのサイトで使用されている機能を提供している機関が適切な電子署名を
受けていないということです。

ただしこのような電子署名の証明書が出ているからといって
すなわち危険なサイトというわけでもなく、反対に証明書が正しいからといって
危険なサイトではないということにはならないので注意が必要です。

上記のものはWebサイトにおける証明書のことですが、
最近ではオンライン上だけで書類を発行したり承認・受領を行うということも
当たり前にされているので、Webサーバー同様にその書類の正しさを
証明できる方法が必要になってきています。

信頼性を客観的に表明するのは困難

しかし、ネット上における世界において相手の顔や姿が見えないのに、
自社の存在や信頼性を客観的に表明するのは困難です。

また、仮に相手が信頼して書類を受け取ってくれたとしても、
その書類を外部からの侵入行為によって書き換えをされてしまう危険性もあります。
ですので、オンライン上で企業契約に係る書類の閲覧や受領を行う場合においては、
暗号化して通信を行うとともに、証明機関からの証明を受けるようにしていきます。

電子署名とはいわば紙面による書類における署名・捺印と同じようなものです。
日本独特の商業文化として、印鑑登録として社印や個人の印鑑を公的機関に登録しておく
という方法がありますが、電子署名もこれと同じようなものです。

ただし届け出を行う機関は政府ではなく、通信を行う民間の機関となります。
最新式の技術においては、この電子署名に生体認証をつけたものもあるようです。

電子署名では、送信者の身分をきちんと証明するとともに、
その内容が途中で改ざんをうけたものではないということを技術的に証明します。

認証を行う機関を「認証局(CA:Certification Authority)」といい、
法律用語では「認証機関」と呼びます。

法律的にはこの認証制度は法人と個人とで違いがあります。
認証局ではあらかじめ登録をすることにより、本人確認を行った上で
本人と暗号化を証明する「公開鍵」を発行します。

その後この電子署名を行うことにより、メールやデータを受け取った人が
その送信データに正しい証明がされていることを確認することができるようになります。

契約書の重要性

トラブルの回避

契約書は企業間の取引をするときには必ず作成をしておくものです。

契約書という書面をいちいち作成しなくても、口約束などであっても契約は成立することはできますが、企業同士や企業対個人で行う契約の場合においては、契約書面を作っておくことでのちに起こる可能性のあるトラブルを回避することができます。

契約書を作ることのメリットは大きく3つあり、それぞれ

1.契約内容の証拠としての機能
2.契約内容を明確化させる機能
3.契約内容の意思を確認する機能

となっています。

文書として見直せるようにしておく

簡単にいえば、口約束では実際にどのような契約をしたかということが形として残らないため、あとから内容を確認する必要があったときに、文書として見直せるようにしておくということです。
契約書として残っているものなら、のちに何らかのトラブルが発生したときに、裁判などで証拠として提示することができます。

また3.の意思確認としての機能ですが、これは書面にお互いにサインをして取り交わすという行為によって、きちんとお互いが契約をするのだという意識を持つことができるというメリットがあります。
約束というのは企業においては信用に関わる大問題なので、契約書を正しく作成し保管しておくということは、企業そのものの体制を示す大変重要な役割をします。

契約書をとらなかったがために、思わぬトラブルに巻き込まれてしまうという事例もあります。
ウソのようですが、法律の専門家である弁護士でさえ、この契約書に関してミスをしたために、大きな損失を受けてしまうことがあるのです。

弁護士の場合、ある相談を受けたときにはどのような方針でどのような処理をするか、またそれにどのくらいの費用がどんなときにかかるかということを、事前にしっかり取り決めてから、実際の業務に着手するということになりますが、このときには「委任契約書」を作成します。

委任契約書には、上記のような細かい業務内容や費用について書かれるものですが、クライアントがしっかり納得している様子をしており、かつ相手の心象を損ねないようにと書面にしない例があります。
その場合、順調にいけばよいのですが、不測の事態が起こってしまった場合の請求や、また支払い直前になって値切り交渉をされたような場合には対応することができません。

契約書をとらなかったために、最悪全く支払いを受けられなくなったということもあります。
契約書はきちんと都度作成し、またいつでも見直せるように保管をしておくことが大切です。