紙文章の契約書の問題点
契約書は通常紙でやり取りすることが多いかと思います。
必要になった時に探すのが大変だったり、保管場所が分からなくなってしまうというのが多くの企業が抱えている問題です。
電子化のメリット
書類を電子化することで日々の業務で作成される契約書を効率よく管理、検索、保管できます。
場所もとらず、劣化や紛失の恐れがないというメリットがあります。
契約書管理システム導入例
具体的な書類管理方法について、実際の企業を例に紹介していきます。
企業での活動においては、業務に関する内容を文書として記した書面がかなり膨大に発生してきます。
小さいものでは顧客から受けた電話の内容を伝えるようなメモ。
大きいものでは今後の契約内容の条件について詳細に記した契約書や、法律的な権利関係を示した公的書類。
このよう重要度や分類はまさに星の数ほどと言ってよいでしょう。
企業活動においてはひとつの仕事をするにしても複数の人の手を渡っていくため、書類の作成手順やその保管方法についてはかなり重要な場合が多くなります。
重要な記載事項が漏れていたり、受け渡しが行われるべき期日を過ぎたりしては、業務を進めることができません。
ましてや書類の紛失や破損があった場合にはその業務を完遂することすら危なくなってしまいます。
また企業活動の内容を示す帳簿類などは、法律で一定の期日保管をして必要に応じて機関からの閲覧を許可しなくてはいけないというルールもあります。
この保管も雑に扱っていては必要な期間内、再度の閲覧が可能な状態で保つことができず、隠蔽の温床ともなってしまいます。
書類の管理方法を適切にしていくことは、業務内容をスムーズにしていくための必須条件とも言えます。
そのための方策として現在社会的に急ピッチで進められているのが、従来までは紙ベースで作成されていた書類の電子化です。
現在では企業活動においてパソコンの使用はほぼ100％と言ってもよいほど広がっているかと思います。
書面の作成も一度画面上で行ったものをプリンタなどで出力するという手間がとられます。
そこで、作成した書面は都度紙面として出力するのではなく、そのまま画面上のものとして処理をするようにすることで、二度手間を避けるとともに管理フローを作りやすくすることができます。
さらに書面を紙から電子化することにより、検索の手間を省いたり保管方法を簡便化できるといったその他たくさんのメリットがあります。
政府としても企業活動における書類の電子化は推進されつつあります。
実際に、納税や申請に関する書類の多くも、電子文書として提出が認められてきています。
しかし便利な文書の電子化も、きちんと管理方法を徹底して行わなければ、予期していない危険を受けてしまうこともあります。
このサイトでは、文書の新しい管理方法である文書電子化について、メリットとデメリットを比較して説明をしていきます。
そして、これからの業務に電子文書化をどう生かしていくのがよいのかということを提案していきます。
企業担当者の方や、外部との連携が必要なお仕事をされている方たちには特に参考にしていただきたいです。