【紙の契約書の問題点について】
頻度の高い書類
これまでの企業活動においては、全ての書類は紙で提出・保管をすることが常識でした。
企業活動において使われる頻度の高い書類としては主に以下のようなものが出て来るでしょう。
取引ごとに発行される見積書・発注書・納品書。
他にも社内で勤務する従業員の勤怠管理を行うタイムカード。
交通費・経費の精算のために出されるレシートや領収書。
その全てが紙面としてファイリングされています。
これらを紙面として残しておく意味は、手書きの本書は同じものが2つないということ。
何らかのトラブルがあった場合にはそれを証拠に抗弁をすることができるということです。
特に企業間で取引を行う前に取り交わされる契約書については、複数作成の上捺印してお互いに保管しあうということで、
取引での平等を保ってきました。
ですがそのような紙面の契約書は通常紙でやり取りすることが多いでしょう。
探すのが大変だったり、保管場所が分からなくなってしまうというのが多くの企業が抱えている問題でした。
契約後のトラブル
企業間での取引は１対１のみで行われるということはまずありません。
複数の取引先を相手にその都度取り交わされるでしょう。
数年もたたないうちにファイルがいくつも積み重なっていきます。
トラブルなど問題が起こるのは、たいてい契約をかわしてから時間が経ってからとなります。
その時になって慌てて内容を確認しようとしてもその検索作業のために数時間を使ってしまうということもよくあります。
また数年分の書類を保管するめには、専用の倉庫や棚などのスペースを用意しなくてはなりません。
狭いオフィススペースで活動をしている企業にとっては年々部屋を狭くしていってしまうという悩みが出てきてしまいます。
また、紙面による書面作成の場合には、修正をするときにはいちいち訂正のための押印などをする必要がでてきます。
打ち合わせがうまくまとまらない場合など、訂正印だらけの読みづらい文になってしまったりすることもあります。
さらにそうした書類で副本が必要な場合になると、修正は全ての枚数に関して行う必要もあります。
どれが最終的に更新をした内容かということがわかりづらいという混乱を招いてしまうこともあります。
電子化した書類が最大の力を発揮するのがこの複数枚数必要な書類を作成する場合。
訂正した個所については記録を残すとともにどのように変更されたかということを残しておくことができます。
他にも精算書など金額を記載する書類の場合などは、
エクセルなど表計算のソフトを使うことにより瞬時に間違いなく計算を終了することができます。