證券株式会社の導入事例

備品購入のための取引を効率化するという取り組み

証券会社は、政府や企業、個人投資家、機関投資家などたくさんの顧客を抱え、その事業の中身もかなり幅広いものがあります。
通常の金融取引の仲介や金融商品の販売、不動産業、M＆A仲介、コンサルティング業などがあり、その事業規模は世界中に及びます。
こうした事業を支えるためには、たくさんの備品が必要となり、その備品購入のための取引は常に膨大なものとなります。

そこで、このノベルティや社内用備品、書籍などの購入取引を一元化して効率を向上させようとする取り組みがなされることになりました。
部門を集約すると共に、取引先とのやり取りをもっと効率的なシステムにしようということになったのです。

安全で効率的な取引確認ができるようになった

備品調達のための取引では、証券株式会社が持つガイドラインに同意しているということを示すために、ガイドラインを表記した書類に署名をしてもらうという方針が採られています。
その書類作成のために、オンライン上でできる契約書管理システムが導入されることになりました。

今までは紙ベースの書類を送付して回収するという形が採られていましたが、より確実でスピーディー、コスト減となっているのが大きなメリットです。
電子的な書類管理、特に双方向でのやり取りがある場合は、セキュリティー上の問題もありますが、この契約書管理システムは確実なセキュリティシステムを持っているため、安心して使えるというのもポイントです。
人為的ミスが入り込みやすかった紙ベースの書類のやり取りよりも、むしろリスクが軽減したと言っても良いでしょう。

電子署名もすんなりと受け入れてもらえて効率的なサイクルができあがっている

契約書管理システムを導入する際には、取引先がそれに対応できるかという不安が生じていました。
特に、電子化が進んでいる時代であるとはいえ、実際の現場ではそれほど電子署名ということについての理解が広まっていないという現状もありました。

しかし、実際に始めてみると、非常に分かりやすく使いやすいシステムであるため、取引先もすぐに慣れて使うことができるようになっています。
電子署名についても大きな抵抗がなく、取引先にとっても手間が軽減されて良かったという声も聞かれています。

導入した企業にも取引先にもお互いにメリットがあり、win-winという結果になったのが大きな成果と言えるでしょう。
こうして取引先との効率的なサイクルができあがり、スムーズに備品調達という作業を進めていくことができるようになっています。
取引は一度だけのものではなく、常に繰り返されるものですので、こうしたサイクルができあがったのは大きな成果です。