飲食・アミューズメント関連会社の導入事例

紙の契約書だと常にリスク不安があった

飲食・アミューズメント関連会社の場合は、取引先の企業が多いことや、店舗展開に伴って常にたくさんの契約書を作らないといけないという課題を抱えています。
特に新店舗展開の場合は、一つのプロジェクトに対してたくさんの契約書が存在しますので、一つ一つを確実に管理するというのは簡単な作業ではありません。

紙ベースの契約書だと、どうしても他の書類に紛れ込んで分からなくなってしまうこともあります。
また、契約期間のチェックや契約内容の再確認を行いたい時などに、その契約書を探すのが大変というのも大きな問題です。
うっかり契約期間のチェックができずに流れてしまうと、大きな損失を被ってしまうこともありえますので、常にリスクへの不安があるという状況でした。

自動通知機能を活用することによって負担を大幅軽減できた

こうしたリスクを解消するべく、ある飲食・アミューズメント関連会社は、すべてを電子化できる契約書管理システムを導入することにしました。
このシステムを導入したことによって得られたメリットは多いですが、その中でも際立っているのは自動通知機能です。

何らかの契約上の項目で、期限付きのものがある場合、確実にその期間内にタスクを果たしたり、契約が切れる前に更新などをしたりする必要があります。
そこで、契約書管理システムの自動通知機能を活用することによって、確実に契約期間の確認ができるようになっています。
人の手が関わることなくすべてが自動化されていますので、人為的ミスが発生することなく、精神的なストレスも軽減されているというのも働くスタッフにとってはありがたいことです。

監査などでも利用しやすいシステム

基本的に契約書というのは、法務部門が管理して扱うものですが、通常業務でも情報の確認などのために参照することがあります。
以前の紙の契約書の場合、いちいち探し出すのに手間がかかっていましたが、契約書管理システムを導入してからは、簡単な操作ですぐに見つけられるようになっていますので、全体の作業スピードがかなりアップしています。

また、監査の時などは膨大な資料を参照することがありますので、その点でこの契約書管理システムを使った契約書のチェックというのは、スムーズに作業を進めるのに役立っています。
異なる種類の契約を細かく分類して使っていくことができ、必要とする部署でその都度利用できるというのは大きな利点と言えるでしょう。

このシステムでは画面構成も分かりやすく、一つの画面で原本確認、送信、添付などができるので、様々な必要にテンポよく応えられるという特徴があります。
一括登録などもしやすくなっているため、契約書を作成する時や、紙ベースからの移行などもしやすいというメリットもあります。