システムの導入
紙面で扱ってきた書類を電子化するために、どこからどう初めてよいかわからないという担当者の方もいらっしゃることでしょう。
IT企業など、もともとパソコンのリテラシーが高い人ばかりの集まりということであればあまりそのようなことはないでしょう。
現場仕事や実際のサービス業務が中心の企業にとっては、いきなりトップが「これからペーパーレス化をしなさい」という伝達をしたとします。しかし、従業員がすぐにそれに対応できるというわけではありません。
専門のシステム開発企業に依頼をして自社の業務体型にあったシステム構築をお願いできればよいのかもしれません。
中小企業などではそこまでコストをかけて導入をするものどうだろうかということもあるでしょう。
コスト面とセキュリティ
そこでおすすめをしたいのが、すでに実績のある導入のしやすい電子化システムを利用するという方法です。
現在では電子化による書類の作成や保管をしたいとする企業が増えてきています。
かなり使い勝手のよい、パソコンにそれほど詳しくない人でも安心して使えるパッケージシステムが販売していたりします。
そのようなシステムにおいては、IT管理責任者が心配なセキュリティ面、権限のない人の持ち出しや勝手な閲覧を防ぐための機能などが全て一元的にそろっています。
書類を画面上で確認できるようにするとともに、契約書の内容を情報共有できるようにしたり、情報共有の権限を切り分けたりすることができます。
情報共有と閲覧権限の制限はかなり専門的な知識が必要な難しいものではあるかもしれませんが、これをパッケージソフトとして利用できるというのはとても嬉しいところです。
文書管理の電子化をするときは、コスト面だけでなくそのソフトの使いやすさやセキュリティ、その他業務に便利な機能がどのように揃っているかということをきちんと総合的に判断するのがよい方法であるといえます。
実際に下記のパッケージソフトを導入したことにより、事務処理のスピードが大きく向上し、クライアントからスピード感のある対応に満足して頂けるようになったという例もあります。
参考サイト：契約書管理システム「Ofigo契約書管理」
他にも導入することで情報の入れ違いを防いだ共有ができるようになったり、ISOの実践のために役立ったというような例が挙げられています。
広い業種で便利に利用できる汎用性の高いシステムです。