印刷会社の導入事例

委託生産型なので契約書の数が多くなる

現代の印刷会社の業務もネット利用によって大きく変わってきています。
依頼をネット上から受けて、それを既存の印刷工場に依頼して直接発送するというシステムを採るところが多くなっています。
複数の印刷工場と契約を結んで、それぞれの稼働状況を見ながら最も効率よくタスクを完了できるところを選んで発注を行うという手法が採られるようにもなっています。

そうすると、必然的に契約を締結しなければならない印刷工場や発送業者の数が多くなります。
特にこうした委託生産型のビジネスを行っているところはベンチャー企業が多いので、人員も少なく契約書の作成、発送、管理などをするのに手間をかけられないという状況が見られます。
そこで、このビジネスモデルを採っている企業が、クラウドタイプの契約書管理システムを導入することによって効率化を図ることができています。

ステータス管理などがとても簡単になった

クラウドタイプの契約書管理システムを導入した、印刷会社のベンチャーは、契約書をすべて電子化することに成功しました。
これによって、作業量が減ったということに加えて、ステータス管理が楽になったというメリットも生まれています。

契約書を紙ベースで発送した場合、それが相手に届いて署名捺印などをして返送してもらうまでに時間がかかり、いったいどの段階まで進んでいるのか分からないことが多いものです。
できれば毎回担当者が電話連絡をすればいいのですが、人員が少ないベンチャーでは完全に確認を取るのが難しいというのが現状です。
しかし、契約書管理システムを導入することによって、相手が開封してチェックをした、契約書を完成させたということが、クラウドを開くだけで分かりますので非常に管理が楽になっているのです。

ランニングコストも安くて効率化には非常に良いツール

契約書管理システムのコストにはいろいろなタイプがあり、完全バージョンを購入してしまうものもあれば、基本料として月額料金プラス従量課金分を支払うという形でも始めることができます。
この月額制度にすると、月に１万円プラス従量課金分だけで済みますので、スモールスタートができるというメリットがあります。
導入にかかる費用も非常に小さいですし、ランニングコストも発送料や印紙代などを考えれば、よりお得になります。

こうしたコストシステムであれば、まずはテストとして契約書管理システムを導入したいという企業にも有効ですので、使い道がぐっと広がることになります。
この印刷会社でも、スモールスタートをして、まずは契約書関連の電子化を進め、その後効率化の効果が確かだと分かったら、他の書類の電子化に取り組むという形を採っています。