情報の管理
基本的には組織外に漏らしてはならない機密として扱われます。
公にするべき情報は法律などで定められているでしょう。
それでも組織と関係のない人が勝手に社内で取り扱われている文書が見える状態にあるということは本来的には許されないことです。
企業運営において重要度が高いのはこの文書の取り扱いです。
その守秘に関しては業務に携わる人間の全てがきちんと統一した意識を持って行わなくてはいけません。
社内の文書・書類を守ることは企業におけるセキュリティの基本中の基本です。
当然のことのように思えますが、実際にはきちんとルールを作ったり定期的に研修をするなどして対策をしている企業は多くありません。
よくあるのが「うちで働く従業員に悪いやつはいない」とばかりにその書類などの管理は取り扱いをする個人の裁量にまかせきりにするというパターンです。
確かに経営者が従業員を信じて業務を任せるということは、大切な信頼関係ではあります。しかし、あまりにも属人的な管理方法ではかなり大きなリスクをそこに生むことになってしまいます。
特にルールが設けず情報管理をしている所もあるでしょう。
その場合、“つい”という気持で安易に社内で取り扱う書類を自宅や外出時に持ち出してしまうことや、社外の人に勝手に見せるといったことがルーズに行われるようになります。
ルールの重要性
時々大企業や自治体の職員が社外の施設に重要な書類を置き去りにしてしまったために、そこから重大な情報が漏れてしまったというニュースが流れていることもありますよね。
これも情報管理についてのルールがきちんと組織内部で統一をされていなかったということを示すものです。
個人任せにしてはいけないということではなく、最低限守るべきルールとは何かということを就業前にきちんと確認しておく体制が必要であるということです。
情報管理については、まずその最終的な責任者を定めます。
特に社外秘とされる文書については許可をとらないといけないようにするといったルール作りが必要です。
数年単位で保管が義務付けられる書類においては、広い倉庫内に保管されていることもあり、入退室を誰かが厳しく管理しない限り、コピーをとったり持っていったりしてしまうことができてしまいます。
ルールづくりにおいては、個人の意識をきちんと統一するとともに、
余計な疑いを残さないためのチェック体制を作るということも重要になってきます。
入退室管理やコピー対策など、適切に対策していきましょう。