書類の保管
紙ベースでの書類保管の最も大きな問題点。
保管のためにかなり大きなスペースが必要になってしまうということです。
個人レベルの話では、いわゆる「仕事の出来る人」というのは紙として残った書類をうまく整理整頓出来る人。
どこにどのような書類があるかを自分で管理出来ている人のことをいいます。
反対に「仕事が出来ない人（遅い人）」とは、たまる一方の書類の管理がうまく出来ない。
机の上にどんどん紙が山積みになっていってしまう。
どこにどのような内容の書類があるかということがわからなくなってしまっている人です。
これが企業全体のレベルになってくると混乱はさらに大きくなってしまいます。
どこにどの書類が保管されていることがわからなくなってくると、どこをどう探したらいいのかと社内をひっくり返して検索を行わなくてはならないような騒ぎが起こってしまいます。
紙として残ることのメリット。
複製がしにくいことと、目を通しやすい媒体であるということです。
ですが「モノ」として残ってしまう書類の場合には、ちょっとしたことで紛失や破損も起こります。
書類の管理
最初の例で言うと仕事が遅い人の机の上には、常に山積みの状態で書類が山積しています。
そのような人の机の上でコーヒーやお茶をこぼすようなちょっとした事故が起きたらどうなってしまうでしょうか？
考えただけでもゾッとしてしまいますよね。
おそらく重要な書類もそうでないものも一気に濡れてしまい、判読が出来ないような状態になってしまうことでしょう。
紙は積み重なるとどうしても崩れやすい状態になっていまいがちです。
扱う書類が多い部署や仕事ほど、汚損や紛失といったトラブルと隣あわせになってきます。
また最近気候の変化によって、よく起こる大豪雨も企業的にはかなり危険です。
あまり有名ではないですが、地方の大豪雨によって浸水被害が起きた時、かなり大きなダメージを受けてしまうのは中小企業において保管をされてきた書類です。
通常の場合、置き場所をとる保存書類の保管場所は広い倉庫などを利用していると言うことが多くあります。
そこへ浸水被害などが起きると、まさに保存書類の全てが一気に被害を受けることになってしまいます。
実際、浸水によってそれまでの取引や売上の記録がほぼ全て失われてしまったがために、事業の継続が難しくなったという企業もあります。
さらに気候などの被害がなくても、長い間通気性の悪い場所への保管をしておくと、書類が劣化をして読めない状態になってしまったりということもよくあります。
膨大な数となった書類の管理については、かなり気を遣って行わなくてはいけません。